Propuesta de un programa de gestión documental para la empresa Editorial Gazeta Ltda.

Date
2020-06-28Authors
Pérez, Diana CarolinaDirectors
Rey Correa, José JuliánEvaluators
Melo González, LeonardoPublisher
Pontificia Universidad Javeriana
Faculty
Facultad de Comunicación y Lenguaje
Program
Ciencia de la Información, Bibliotecología y Archivística
Obtained title
Profesional en Ciencia de la Información, Bibliotecología y Archivística
Type
Tesis/Trabajo de grado - Monografía - Pregrado
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Citación
Metadata
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English Title
Proposal for a document management program for the company Editorial Gazeta Ltda.Resumen
El objetivo de este trabajo de grado es elaborar la propuesta de un Programa de Gestión Documental (PGD) para la Empresa Editorial Gazeta Ltda, de acuerdo a los lineamientos encontrados en la normatividad vigente y los conceptos teóricos propios de la gestión documental.
En primer lugar, se empezó por resaltar la importancia de un PGD en las organizaciones, con el fin de que su información sea un activo el cual respalde decisiones de las Empresas, brinde seguridad y agilice procesos encaminados al cumplimiento de la misión y visión de la organización; además se planteó un contexto del Programa de Gestión Documental, considerando sus fases de desarrollo, requerimientos y la normatividad que lo regula.
En segundo lugar, para conocer la Empresa a la que se le propone el PGD, se abordaron aspectos de sus componentes misionales y operativos mediante una breve reseña histórica de la litografía, resaltando aspectos de su historia como editorial, planeación estratégica, estructura organizacional e identificando la totalidad de los productos y servicios que oferta, así como su cultura organizacional.
De igual forma, se realizó un reconocimiento completo de la Editorial y sus prácticas archivísticas, desde el punto de vista de los procesos archivísticos, lo que permite conocer algunas características y las necesidades de su gestión documental.
Como metodología de este trabajo de grado, se optó por una entrevista, que permite conocer e identificar las necesidades de la Empresa y la percepción que tienen los empleados frente a la gestión documental. Esta encuesta se realizó a un total de 11 personas de diferentes cargos, la información obtenida resulta siendo significativa para la propuesta del PGD en el entendido que se pueden identificar los aciertos y carencias de la Editorial en materia de gestión documental.
En consecuencia, se realizó un análisis de datos, teniendo en cuenta cada pregunta de la encuesta formulada y sus respectivas respuestas, las cuales hicieron parte del fundamento de la propuesta del PGD junto con la normatividad vigente.
En la elaboración de la propuesta, se consideraron los procesos archivísticos, las necesidades y oportunidades de mejora para la Editorial; cada proceso fue abordado por su objetivo, alcance, las actividades a desarrollar con sus respectivos requerimientos de recursos y finalmente se enfatizó en la necesidad de definir las fases de implementación del PGD acompañadas de un cronograma.
Por último, se formularon conclusiones generales acerca de la necesidad de un Programa de Gestión Documental armonizado con los propósitos y procesos de cada empresa y la importancia del trabajo colaborativo.
Abstract
The objective of this degree project is to prepare a proposal for a Document Management Program for the company Editorial Gazeta Ltda, according to the guidelines found in the current regulations and the theoretical concepts of document management.
In the first place, it began by highlighting the importance of a PGD in organizations, so that their information is an asset that supports business decisions, provides security and streamlines processes aimed at fulfilling the mission and vision of the company. organization; In addition, a context of the Document Management Program was proposed, considering its development phases, requirements and the regulations that regulate it.
Second, to get to know the company to which the PGD is proposed, aspects of its missionary and operational components were addressed through a brief historical review of the lithography, highlighting aspects of its history such as editorial, strategic planning, organizational structure and identifying all the products and services it offers, as well as its organizational culture.
In the same way, a complete recognition of the Editorial and its archival practices was carried out, from the point of view of the archival processes, which allows knowing some characteristics and the needs of its document management.
As the methodology of this undergraduate work, an interview was chosen, which allows knowing and identifying the needs of the company and the perception that employees have of document management. This survey was carried out on a total of 11 people from different positions, the information obtained is significant for the design of the PGD proposal in the understanding that the successes and shortcomings of the Editorial in terms of document management can be identified.
Consequently, a data analysis was carried out, taking into account each question of the survey formulated and their respective answers, which were part of the foundation of the PGD proposal along with the current regulations.
In the preparation of the proposal, the archival processes, the needs and opportunities for improvement for the Editorial were considered; Each process was addressed by its objective, scope, activities to be developed with their respective resource requirements and finally the need to define the implementation phases of the PGD accompanied by a schedule was emphasized.
Lastly, general conclusions were drawn about the need for a Document Management Program harmonized with the purposes and processes of each company and the importance of collaborative work.
Themes
Ciencia de la información, Bibliotecología y Archivística - Tesis y disertaciones académicasAnálisis de la información
Análisis documental
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