Diseño de la tabla de retención documental para la Fundación Universitaria Salesiana
Date
2024-12-10Share this record
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English Title
Design of the document retention schedule for the Salesian University FoundationResumen
Este trabajo de grado aborda la falta de control y seguimiento documental en la Fundación Universitaria Salesiana (en adelante FUS), una institución de la comunidad religiosa católica Salesiana en Colombia, establecida en 2018. A lo largo de sus seis años de funcionamiento, la FUS ha acumulado un volumen considerable de documentos, lo que ha generado desafíos en su control y seguimiento documental. Esta investigación examina tres problemas clave: la aplicación inconsistente de la codificación de documentos por parte del personal, el seguimiento y monitoreo inadecuados que resultan en archivos duplicados y la ausencia de un instrumento archivístico. Esto hechos problemáticos plantean la pregunta central de la investigación: ¿De qué manera se puede contribuir para llevar a cabo un buen control de los documentos producidos y recibidos en la FUS?
El objetivo principal es diseñar la Tabla de Retención Documental (en adelante TRD) para la FUS con el fin de garantizar un control y seguimiento de los documentos producidos y recibidos con miras a su conservación total, eliminación, selección o reproducción. Este objetivo se persigue a través de cuatro objetivos específicos: diagnosticar el estado actual del control y seguimiento de documentos, definir procedimientos para un mejor seguimiento y gestión, establecer los elementos que componen la TRD de la FUS y proponer herramientas tecnológicas y acciones para apoyar la implementación de las TRD.
Empleando un enfoque cualitativo mediante métodos descriptivos y de estudio de caso, el trabajo de grado incluye una encuesta de 13 preguntas aplicada a los responsables de los documentos en las unidades administrativas y académicas de la FUS. Los hallazgos indican que el personal comprende claramente sus funciones, pero el control y seguimiento de los documentos físicos y electrónicos necesita mejoras. Con base en lo anterior, el trabajo de grado define los elementos de las TRD de la FUS, crea un formato estandarizado con agrupaciones de documentos y propone herramientas tecnológicas y acciones para respaldar la implementación de las TRD.
El trabajo de grado concluye que, a partir de lo establecido por el Archivo General de la Nación de Colombia (en adelante AGN) en materia de control y seguimiento de documentos, la FUS adaptada a sus necesidades lo concerniente al instrumento archivístico TRD para mejorar sus prácticas de gestión documental mediante el diseño de las TRD propuestas.
Abstract
This thesis addresses the lack of document control and monitoring at the Salesian University Foundation (hereafter FUS), an institution of the Salesian Catholic religious community in Colombia, established in 2018. Over its six years of operation, FUS has accumulated a considerable volume of documents, leading to challenges in document control and monitoring. This research examines three key issues: the inconsistent application of document coding by staff, inadequate tracking and monitoring resulting in duplicate files, and the absence of an archival instrument. These problematic issues raise the central research question: How can one contribute to proper control of documents produced and received at FUS?
The main objective is to design the Document Retention Schedule (hereafter TRD) for FUS in order to ensure control and monitoring of the documents produced and received, with a view to their total preservation, disposal, selection, or reproduction. This goal is pursued through four specific objectives: diagnosing the current state of document control and monitoring, defining procedures for better tracking and management, establishing the elements that make up the TRD for FUS, and proposing technological tools and actions to support the implementation of the TRDs.
Using a qualitative approach with descriptive methods and a case study, the thesis includes a 13-question survey administered to those responsible for documents in the administrative and academic units of FUS. The findings indicate that the staff clearly understands their duties, but physical and electronic document control and monitoring require improvements. Based on this, the thesis defines the elements of the TRDs for FUS, creates a standardized format with document groupings, and proposes technological tools and actions to support the implementation of the TRDs.
The thesis concludes that, based on the guidelines established by the National Archives of Colombia (hereafter AGN) for document control and monitoring, FUS should adapt the TRD archival instrument to its needs in order to improve its document management practices through the design of the proposed TRDs